COOPERATIVA RIO GRANDE
DONDE TU CRECES
MANUAL DE POLITICAS Y
ADMINISTRACION DE
CREDITO
CONTENIDO
CAPITULO 1
ASPECTOS GENERALES Pag.4
1.1 Objetivos Pag. 4
1.2 Filosofia Crediticia De La Cooperativa 4
CAPITULO 2
ASPECTOS SOBRE LA POLITICA DE CREDITO 6
2.1 Objetivos 6
2.2 Sujetos de Créditos y Condiciones Mínima Exigidas 7
2.3 Tipos de Préstamos Que Otorga La Cooperativa 9
2.4 Monto y Plazo De Los Préstamo 10
2.5 Intereses, Comisiones y Forma De Amortización 11
2.6 Tipos de Garantías 12
2.7 Niveles De Aprobación 14
2.8 Reprogramación y Refinanciamientos 14
2.9 Provicionamiento y Castigo De Préstamos 14
2.10 Causa Para Exigir La Cancelación De Un Préstamo 16
CAPITULO 3
PROCESO DE CREDITO 17
3.1 Recepción De La Solicitud 17
3.2 Control Estadisticos 17
3.3 Evaluación De La Solicitud 18
3.4 Tramitación y Formalización De La Solicitud 21
CAPITULO 4
ADMINISTRACION Y ANALISIS DE LA CARTERA 22
4.1 Departamento De Crédito 22
4.2 Información Periodica Del Socio 24
4.3 Seguimiento y Control De Los TérminosContractuales 25
4.4 Control De Pago 25
4.5 Archivo De Credito 25
CAPITULO 5
SISTEMA DE COBRANZA 27
CAPITULO 6
SISTEMA DE CLASIFICAION DE CARTERA Y APROVISIONAMIENTO 28
6.1 Clasificación De Créditos Comerciales 29
6.2 Clasificación De Créditos De Consumo 33
6.3 Clasificación De Créditos Hipotecarios Para Viviendas 35
MANUAL DE POLITICAS Y ADMINISTRACION DE CREDITO
CAPITULO 1 : ASPECTOS GENERALES
1.1 Objetivos
Con la preparacion de esta Guía-Manual, la Cooperativa Rio Grande pretende dotar al personal de un instrumento ágil y práctico del proceso de crédito.
También pretendemos lograr la eficiencia del departamento de préstamo, a través del otorgamiento de crédito en base al análisis de la capacidad de pago, carácter del solicitante, garantías colaterales, codiciones socioeconómicas del entorno y por su capital invertido. Vista la operación desde esta óptica se minimiza al máximo el riesgo.
Como empresa socioecónomica propiedad de sus asociados, se espera también que esta guía permita a la Cooperativa manejar las operaciones de crédito dentro del marco legal, ético y equitativo.
1.2 Filosofía Crediticia de la Cooperativa
Las operaciones crediticias de la Cooperativa se fundamentarán bajo tres principios filosóficos, a saber:
1.-Principio de extensión
2.-Principio de gestión de negocios
3.-Principio de consistencia
El principio de extensión implica que toda operación crediticia desarrollada por la Cooperativa debe estar orientada a identificar las necesidades de servicios financieros colaterales que puedad representar fuentes adicionales de ingresos.
El principio de gestión de negocio implica la identificación de mercados objetivos y penetrar en ellos con eficacia.
El principio de consistencia implica adecuarse permanentemente a las necesidades de servicios financieros del mercado objetivo en particular y del mercado de la Cooperativa en sentido general
La Cooperativa canalizará los préstamos hacia actividades que promuevan el desarrollo de la producción y el empleo en las comunidades donde opera, pero que a su vez contribuyan a mejorar la situación económica y el nivel de vida de sus asociados.
Los créditos de la cooperativa se realizan de manera eficiente y oportuna, pero siguiendo un criterio de rentabilidad, en el sentido de garantizar la liquidez requerida que le permita atender sin dificultad los retiros rutinarios de ahorros, cubrir los gastos financieros y operativos, las reservas para cuentas dudosa y generar excedentes.
La Cooperativa Rio Grande no será excluyente en su gestión, por lo que los servicios de crédito estarán disponibles para todos los socios que califiquen sin importar, credo religioso, ideología política, raza, estado civil, sexo, entre otros.
Las operaciones crediticias de la Cooperativa se ajustarán en todo momento a las disposiciones legales establecidas en la Ley No. 127 de fecha 27 de enero de 1964, sobre Asociaciones Cooperativas y al conjunto de Resoluciones emitidas por la Junta Monetaria y la Seperintendencia de Bancos relativas a la supervisión y manejo financiero de Las Cooperativas.
Así como a cualesquier otra legislación que tenga que ver con la materia.
CAPITULO 2: ASPECTOS SOBRE LA POLITICA DE CREDITO
2.1 Objetivos
Los objetivos generales de la política de crédito de la Cooperativa son: facilitar la conformación de una cartera sana, desde el punto de vista de su recuperación y lograr mantener un flujo operacional suficiente con un nivel de rentabilidad que permita generar recursos para cubrir sus costos y obtener excedentes.
Teniendo presente que las actividad de prestar tiene riesgos inherentes, como son: moral, económico y sistémico (crisis en el sector financiero) los préstamos deben otorgarse sobre la base de un análisis que demuestren una sólida posición financiera de los prestatarios y un nivel de garantía suficiente, en calidad y cobertura, para asegurar su recuperación y nueva colocación a otros asociados.
Dentro de eses contexto, se establecen un conjunto de criterios generales que permiten conseguir los objetivos planteados, entre estos:
- Los créditos de la Cooperativa se otorgan corriendo el menor riesgo posible, lo que significa que los oficiales de créditos y demás personal del departamento que realice la evaluación, tienen que avalar su decisión sobre la base de un flujo de fondo adecuado a la recuperación del crédito y en la solvencia financiera y moral del prestatario.
- Las operaciones crediticias se realizan sobre la base de rentabilidad que representa para la Cooperativa, única forma de lograr su crecimiento, en beneficio de sus asociados. La tasas de interés tienen que reflejar el costo del dinero en el mercado y los costos operativos de la Cooperativa.
- Ofrecer un servicio de crédito de manera oportuna y eficiente a sus asociados, pero siguiendo siempre los fundamentos requeridos para mantener una cartera sana, tratando de evitar la concentracion de esta en manos de pocos prestatarios, actividad productiva o sectores económicos.
- Mantener una provisión adecuada al nivel de riesgo de la cartera, conforme a los niveles exigidos por la calidad de la misma.
- Evitar los conflictos de intereses en la evaluación, concesión y recuperación de los créditos.
- Los créditos se otorgan preferiblemente a corto y mediano plazo, a fin de garantizar una alta rotación de los fondos disponibles para préstamos y , por ende, una mayor rentabilidad, permitiendo de esta forma brindar este servicio al mayor número de asociados.
- El servicio de crédito que ofresca la Cooperativa debe ser ágil y oportuno, a precio razonable, capaz de competir con la banca y los demás agentes que operan en los mercados informales.
- Aumentar la eficiencia operativa y administrativa de la Cooperativa para mantener una cartera de crédito bien administrada, teniendo siempre como norte una adecuada colocación y recuperación.
2.2 Sujetos de Crédito y Condiciones Mínimas Exigidas.
Son objetos de préstamos aquellos asociados que están al día en sus compromisos y obligaciones con la Cooperativa y cumplan con los requerimientos especificados en el presente Manual.
Dentro de las principales condiciones exigibles se contemplan:
- Ser mayor de edad y socio de la Cooperativa.
- Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones económicas y tener una cuenta de ahorros abierta y activa en la Cooperativa.
- Tener buen carácter, actitud, disposición y capacidad de pagos para enfrentar el compromiso a contraer.
- No tener antecedentes de incumplimientos injustificados de pagos en los compromisos anteriores contraídos con la Cooperativa. Ningún asociado que la Cooperativa se haya visto en la necesidad de cobrar un préstamo por la vía judicial será sujeto de nuevos préstamos.
- Suministrar todas las informaciones que la Cooperativa le solicite.
- Todo préstamo otorgado por la Cooperativa debe estar avalado por una garantía.
- Ser asociado no es suficiente para obtener un préstamo. La capacidad de pago y solvencia moral será lo determinante en la aprobación de cualquier préstamo, sin importar el monto.
- Cuando el préstamo sea destinado a la construcción se le debe exigir la presentación del certificado o constancia de propiedad del solar donde se realizará la obra. Esta debe ser endosada a favor de la cooperativa como garantía del prestamo. Ademá para este tipo de préstamos se exige (plano y presupuesto de construción, permiso de los organismos correspondientes y plan de inversión).
- Para los préstamos de construcción y actividades agropecuarias, los desembolsos se realizarán posterior a cada supervisión (cubicación) del proyecto.
- Cuando se trate de préstamos por montos muy elevados para comercio el asociado debe presentar evidencia de tener un pequeño sistema de contabilidad organizado, estado de situación, estado de resultado del ultimo año y estados de cuentas bancarias o tarjetas de crédito de por lo menos los últimos tres (3) meses.
- En ningún caso la Cooperativa le financiará a un asociado el 100% de un proyecto, sin importar el tipo.
2.3 Tipos de Préstamos que Otorga la Cooperativa.
Atendiendo al destino de los recursos la Cooperativa otorgará dos (2) tipos de préstamos:
a) Productivos: Aquellos que están destinados a una actividad tendente a incrementar los ingresos netos del asociado. Entre estos figuran: los comerciales, industriales, agropecuarios y vehículos para transporte de pasajeros o carga.
b) De consumo: Los destinados a cubrir necesidades básicas relacionadas con salud, educación, mejora de vivienda, compra de muebles, pago de deudas y compra y reparación de vehículos de uso personal.
Según la modalidad y forma de pago la Cooperativa clasificará los préstamos en:
Préstamo corriente: Es el préstamo normal de la Cooperativa, al que tienen derecho todos los asociados que reúnan los requisitos contenidos en el punto 2.2 de este manual.
Préstamo con garantía de depósito: Se concede a los asociados que posean inversiones en la Cooperativa o utilicen las inversiones de otros asociados para garantizar su préstamos. El asociado tiene derecho a tomar préstado hasta el 85% de la inversión puesta en garantía, quedando esta congelada al mismo período del préstamo. Este tipo de préstamo puede ser autorizado directamente por el gerente o encargado de la oficina sin necesidad de llevarlo a otra instancia, solo deberá informarlo en la próxima reunión del comité de crédito.
Línea de Crédito: Es un préstamo con las mismas restricciones que los señalados en el parrafo anterio. Se concederán a un plazo máximo establecido por el consejo de administración. Esta categoría de préstamos solo aplica para los clasificados como productivos y su cancelación se hace anualmente. Vencido el plazo, se renueva automáticamente por un período similar, siempre y cuando el asociado mantenga igual o haya mejorado la capacidad de pago que cuando se le aprobó.
Este tipo de préstamo puede ser amortizado por cuotas o a su vencimiento, pero los intereses deben pagarse mensualmente. Nunca se otorgará a un asociado que dependa económicamente solo de los ingresos de un salario.
2.4 Monto y Plazo de Los Préstamos
El monto de los préstamos está relacionado directamente con la capacidad económica del asociado solicitante. Esta se determina por medio del análisis que se haga de la solicitud dentro de las condiciones establecidas en la Cooperativa y las tecnicas de análisis comúmente aceptadas.
El asociado que reciba un préstamo debe tener inversiones en aportaciones de 10% del monto desembolsado, el asociado debe comprar nuevas aportaciones.
2.5 Interese, Comisiones y Forma de Amortización
La estructura de intereses que devengan las operaciones de préstamos es fijada por el consejo de Administración. Se establece sobre la base de un criterio discrecional, dandole un margen libre de negociación a los funcionarios para que aplicar tasas diferenciadas según el tipo de asociado solicitante y el proyecto que se esté financiando. Esta estructura debe estar comprendida entre un rango de 12 a 24 puntos por encima del nivel de costos operativos promedio del último trimestre. Este margen debe ser revisado y ajustado si es necesario, por lo menos trimestralmente.
Todo préstamo debe estar reglamentado por un plan de pago dividido en cuotas donde se amortice interés y capital, preferiblemente mensual. Todo préstamo concedido a un asociado que dependa exclusivamente de un salario se cobraráa mediante cuotas mensuales. Nunca a término.
La Cooperativa para lograr que los prestatarios cumplan puntualmente con los compromisos contraídos, sancionan el incumplimiento en el pago de sus cuotas aplicando un interés moratorio adicional sobre el monto vencido, fijado por el consejo de Administración. El cobro adicional se calcula a partir del quinto (5) día de atraso.
Los gastos estraordinarios por supervisión, pagos de abogados, constitución de garantías, avalúos y demás gestiones de cobros, serán absorbidos en su totalidad por el asociado prestatario.
En los contratos de préstamos debe existir un artículo o cláusula que especifique claramente que el prestatario al momento de tomar un préstamo está sujeto a acatar cualesquier variación que se produzca en la tasa de interés durante la vigencia del mismo. Esto ocurre cuando el consejo de Administración introduzca modificaciones producto de cambios en las condiciones del mercado y estructura de costo.
Como norma general, los interese siempre se calcularán sobre la base de saldos insoluto. Igualmente, cuando se trate de préstamos que requieran ser desembolsados en varias partidas, solo se cobran los intereses sobre los montos desembolsados.
2.6 Tipos de Garantías
Como cobertura colateral en las operaciones de crédito que realiza la Cooperativa, solicitan a los asociados beneficiarios una de las siguientes garantías
1 Solidaria
2 Prendaria
3 Hipotecaria
Cuando se utilice una garantía solidaria, el fiador debe responder por el prestatario en forma solidaria y sin gozar del beneficio de la exención. Esta se constituye con la firma solidaria de una o más personas de comprobada solvencia moral y económica, preferiblemente asociado de la Cooperativa. Los fiadores deben ser evaluados con el mismo rigor que el prestatario principal y al momento de firmar el contrato, hacer constar en el mismo los bienes que dispone para cumplir con el compromiso contraído.
Garantía Prendaria, está constituida con valores financieros y comerciales que el prestatario pueda endosar: bonos, acciones, depósito a plazos, cuentas de ahorros y con bienes muebles: vehiculos y equipos en general, etc.. Se excluye de este tipo de garantía las aportaciones en la misma Cooperativa y las herramientas de trabajo de los asociados. Como política se fija un porcentaje del valor, del cual no podrá exceder el monto aprobado.
Cuando se toma como garantía un vehículo, este debe estar provisto de un seguro con cobertura full, endosado a favor de la Cooperativa o tener otras garantías colaterales.
Garantía Hipotecaria, se constituye sobre bienes inmuebles. Es responsabilidad del departamento de crédito o encargado de oficina inspeccionarla y eleborar un informe que especifique la clase de inmueble, tipo de construcción.
Debe contener además, el valor que servirá de referencia en caso de ejecución.
El inmueble de estar saneado y excento de gravamen, impuestos pagados y debidamente inscrito en las oficinas correspondientes (Registro de Títulos, Registro Civil, Ayuntamiento,etc.) a favor de quien lo ofrece en garantía.
Cuando los inmuebles estén garantizando préstamos por montos considerados por el consejo de Administración como altos, el avalúo debe ser preparado por un profesional colegiado del CODIA (Ing. Civil o Arquitecto) o un tasador miembro del Instituto Dominicano de Tasadores. Por norma general, toda garantía hipotecaria que reciban las Cooperativas será en primer ranga, excepto cuando el inmueble esté gravado en la misma Cooperativa. El comité de crédito u órgano de aprobación correspondiente no podrá aprobar más del 70% sobre el avalúo del inmueble, el cual será tomado como precio de referencia en caso que sea necesario su ejecución.
La Cooperativa se reserva el derecho de endosar y disponer de cualquier documennto negociable que haya tomado como garantía de parte de los prestatarios garantes solidarios, sin el consentimiento previo de éstos, al momento del vencimiento del préstamo.
Como forma de minimizar los conflictos de interés, los directivos y empleados de la Cooperativa no podrán garantizar préstamos.
2.7 Niveles de Aprobación
De acuerdo a los montos solicitados el Consejo de Administración determinará los niveles de aprobación.
En un principio los préstamo serán aprobado por el Comité de Crédito Ampliado el cual estará constituido por los tres miembros del Comité de Crédito, un miembro del Consejo de Administración y un miembro del Consejo de Vigilancia.
2.8 Reprogramación y Refinanciamientos
Cuando se trata de reprogramaciones de préstamos que no impliquen desembolso de nuevos recursos. Los costos de tramitación y demás gastos en que se incurra serán cargados al asociados.
Por su parte, si se tratare de un refinanciamiento que no sobrepase el monto original del préstamo el encargado podrá realizar la transación, pero siempre será un requisito haber cubierto regularmente sin problema de morocidad por lo menos el 60% del préstamo pendiente. Si por el contrario implica al aumento del monto original, se tratará como un préstamo nuevo y debe ser sometido a las instancias de aprobación establecidas.
2.9 Provisionamiento y Castigo de Préstamos
Mensualmente, de los beneficios que obtiene la Cooperativa, se debe ir constituyendo el fondo de reserva para cubrir posibles pérdidas en operaciones de crédito. Los porcentajes se aplicarán sobre la base del nivel de riesgo de la cartera y para el cálculo se utilizará el concepto de cartera afectada, aplicando los niveles establecidos en la siguiente tabla. Esta debe ser revisada periódicamente.
ANTIGÜEDAD %
1-30 Días 2.0
31-60 10.0
61-90 15.0
91-120 20.0
121-180 25.0
181-270 50.0
Más 271 100.0
Los préstamos considerado irrecuperables serán eliminados del balance de la cartera de crédito. La eliminación de estos préstamos debe hacerse contra las reservas constituidas para el efecto, de no contar la Cooperativa con reservas suficientes, se castigará contra el patrimonio (utilidades de años anteriores).
Previo al castigo de un préstamo, la Cooperativa debe agotar todos los procedimientos operativos y legales a fin de recuperar los valores prestados.
Cuando se trate de castigar uno o varios préstamos, el Gerente preparará un informe al Consejo de Administración detallando todo lo concerniente a los préstamos que serán castigados. Este informe debe contener las siguientes informaciones:
- Datos del préstamo
- Condiciones de aprobación
- Balance pendiente a la fecha (capital e intereses)
- Fecha del último pago realizado
- Cuotas atrasadas
- Fecha del último acuerdo de pagos si lo hubo
- Nivel de aportaciones o ahorro
- Balance de pérdida neta para la cooperativa
- Resumen de las gestiones de cobros ejecutadas
- Si el préstamo es con garantía solidaria, situación económica del garante.
El castigo de un préstamo no significa que los responsables de la cartera en la Cooperativa dejarán de seguir gestionando el cobro del monto edeudado. Igualmente, cuando se ejecute una garantía o sea entregada en dación de pago y su valor no cubra el monto adeudado, se seguirá la gestión de cobro, aunque contablemente se haya eliminado el balance de los libros.
2.10 Causa para Exigir la Cancelación de un Préstamo
La Cooperativa exigen la cancelación inmediata de un préstamo cuando el prestatario incurre en las siguientes causas:
a) Atraso injustificados en la amortización de tres cuotas del préstamo si los pagos son mensuales o el atraso de dos cuotas si las mismas tienen periodicidad diferente a un mes.
b) Por haber desmejorado la garantia constituida a favor de la cooperativa
c) Comprobación de que los fondos fueron destinados a un fin distinto para el cual fue otorgado el préstamo.
d) Por haber disminuido su capacidad de pago o haber fracasado económicamente al actividad financiada con del crédito.
A fin de evitar confusiones al momento de exigir la cancelación antes del vencimiento, estos aspectos deben estar contenidos en el contrato de préstamos que el asociado firma y antes de realizar el desembolso debe explicarse bien claro al prestatario, a fin de que esté consciente del compromiso que está asumiendo.
CAPITULO 3: PROCESO DE CREDITO
La Cooperativa debe visualizar el proceso de crédito como un ciclo que se inicia en el momento que se mercadea el servicio, pasado por todas las etapas sucesivas a la recepción de la solicitud hasta la recuperación total de los montos desembolsados y el asociado ha logrado mejorar su capacidad de endeudamiento, y consecuentemente, califica para nuevos finaciamientos por montos superiores a los otorgados. A continuación se presentan las diferentes etapas que debe agotar un préstamo.
3.1 Recepción de la solicitud
Los oficiales de crédito de la Cooperativa Rio Grande junto a los Gerentes, son responsables de marcadear entre sus asociados el servicio de crédito en todas sus vertientes que ofrece la institución. Ellos recibirán a los asociados que presente en búsqueda de financiamiento, orientándoles respecto a sus necesidades y les ayudarán a llenar el formulario correspondiente. Debe explicarle todos los aspectos relativos a la politica de crédito vigente en la Cooperativa (punto II del manual). De esta forma el asociado queda consciente de la responsabilidad que asumirá y la consecuencia que tendría si no cumple con lo pactado.
3.2 Control Estadísticos
Debe llevarse un control estadístico de todas las solicitudes de préstamos que presenten los asociados. Este registro contendrá entre otras informaciones: nombre y número del socio, fecha de la solicitud, monto solicitado, actividad económica a ser financiada, si es primera vez que solicita o es recurrente, dictamen del oficial y el Comité del Crédito. De ser posible considerar variables cuantitativas y cualitativas de los solicitantes, que permitan en un segundo préstamo evaluar el impacto que tuvo el primer financiamiento.
3.3 Evaluación de la Solicitud
Todas las solicitudes de financiamiento que presenten los asociados serán sometidas a una rigurosa evaluación por los oficiales de crédito, conforme a los criterios que deben seguir las instiltuciones que captan recuros del público para mantener una cartera de crédito sana.
Esta evaluación comienza con una entrevista al posible prestatario, con ella se persigue determinar el nivel de riesgo moral que estaría expuesta la cooperativa si concede el financiamiento. La Cooperativa debe prestarle a los asociados que les inspiren confianza, que sean honestos a toda prueba, que gocen de buena reputación en la comunidad y que nunca hayan estado involucrados en litis judiciales por incumplimento de pago.
Este es un aspecto muy importante, porque en principio muchas personas se inscriben como socios en la Cooperativa por la posibilidad que ven de atender sus necesidades de financiamiento, que siempre son limitadas.
Para determinar la capacidad de pago en las solicitudes de préstamos personales, se deben tomar en consideración aspectos como los que se detallan a continuación, los cuales no son limitativos:
- Ingresos familiares mensuales.
- Relación entre los ingresos y el total de los gastos. El crédito solo se concederá sí después de cumplir con sus compromisos familiares básicos, le quedan recuros para cumplir con la amortización mensual que se deriva de su nuevo compromiso financiero. En todos los casos, el Consejo de Administración fijará un porcentaje tope que el asociado podrá comprometer del balance disponible para el pago de la cuota.
- Para asegurarse de que las informaciones de ingresos familiares son correcta, los oficiales de crédito tienen que apoyarse en la certificación de ingreso de la empresa donde labora el asociado, el salario mínimo vigente. Además, cada oficial tiene idea del nivel de ingresos y costo de la vida en el ámbito general del municipio o provincia de que se trate.
- Por política, a ningún asociado asalariado debe permitírsele comprometer más del 40% de su salario para pagar el compromiso de amortización de capital e interés en la Cooperativa.
La capacidad de pago de los asociados que se dedican a realizar actividades comerciales, agropecuarias, industriales y otras de naturaleza empresarial, se determina al analizar el flujo de efectivo de éstas para un periodo determinado, que podría ser el plazo a que solicita el préstamo.
No debe confiarse en el flujo de efectivo que presente el asociado solicitante, sino que el Oficial de Crédito o el funcionario que evalúe la solicitud debe efectuar uno nuevo, basándose en supuestos razonables y lógicos, a partir del comportamiento histórico de la producción y ventas del pasado reciente o de las prespectivas para los próximos dos o tres años de las ventas de una nueva empresa o proyecto productivo.
En este tipo de evaluación el oficial de crédito deberá enfatizar en los siguientes aspectos:
- Que la actividad a financiar se encuentre dentro del mercado objetivo de la Cooperativo y que la capacidad de generación de recuros estimada le permita cumplir con sus obligaciones de corto plazo.
- Que opere con una rentabilidad aceptable.
- Que su índice de endeudamiento no supere los niveles que se consideran aceptables para las empresas que operan en el sector que se va a financiar.
- Que las perspectivas de crecimiento de su producción y venta sean positivas.
- El asociado debe exhibir dotes de capacidad gerencial y conocimiento acabado de la actividad que la Cooperativa financiará.
Concluida esta segunda fase del análisis (evaluación de la capacidad de pago y situación financiera del prestatario) procedemos a evaluar la segunda fuente de pago de los préstamos que se otorgan, las garantías o colaterales que servirán de soporte al préstamo. Conforme a los criterios del manejo de una cartera sana, los garantes solidarios deben cumplir con los mismos requisitos que se le exigen al deudor principal.
Las garantías hipotecarias y prendarias (con y sin desapoderamiento) deben cumplir con las condiciones siguientes:
- Que sean de fácil localización e identificación.
- Que estén sujetas a una valorización independiente.
- Que tengan una rápida realización (venta) en el mercado.
- Que la Cooperativa pueda establecer mecanismos de control para evitar su deterioro durante la vigencia del préstamo.
3.4 Tramitación y Formalización de la Solicitud
Después de evaluar las solicitudes conforme a los criterios técnicos antes expuestos, los oficiales de crédito remitirán los expedientes con sus ponderaciones de aprobación, modificación o rechazo al organismo de aprobación que corresponda. Este organismo comunicará su desición al Gerente de la Cooperativa, quien a su vez se encargará de ponerla en conocimiento del asociado solicitante del crédito.
El departamento de Crédito, en coordinación con el Departamento Legal o quien funja de Asesor Legal, según sea el caso, redactará el contrato final, el cual contendrá todas las condiciones requeridads en el crédito y cláusulas especiales de protección para la cooperativa, legalización de firmas y registro de la hipoteca en los Organismos Oficiales correspondientes.
Los oficiales de crédito darán seguimiento a esta operaciones, para garantizar que todas las documentaciones requeridas estén completas y que los gravámenes definitivos queden registrados en un plazo no mayor de 90 días. No obstante, las inscripciones interinas u operaciones de ventas deben hacerse simultaneamente con el proceso de desembolso.
Concluida la fase de formalización se procede a realizar el desembolso del préstamo solicitado, conforme a los controles internos de salida de efectivo de la Cooperativa, ya sea a través de cheques o por nota de de crédito para depositar en las cuentas de los beneficiarios. Como politica no se puede realizar ningún tipo de desembolso sin haberse firmado los contratos y pagarés. Si la garantía es solidaria es obligatorio que el garante firme la solicitud, contrato y pagaré.
CAPITULO 4: ADMINISTRACION Y ANALISIS DE CARTERA
Si la rigurosidad del análisis y evaluación del crédito no es acompañada de una correcta politica de administración y control de cartera, se corre el riego de que disminuya la calidad crediticia de la cooperativa al no detectar oportunamente los clientes que después de otorgársele el crédito hayan caído en una posición financiera difícil. Entre los procedimientos de control que la cooperativa debe aplicar para una sana administración se destacan:
4.1 Departemento de Crédito
El proceso de crédito en la Cooperativa es administrado por el Departamento de Crédito. Este departamento creará tanta sucursales como oficiales de crédito que requiera la Cooperativa para una mejosr administración de la cartera de préstamos.
Tanto el Departemento de Crédito u oficiales responsable de una mini cartera, tiene entre sus funciones principales:
- Recibir al asociado, explicarle todo lo relativo a la política de crédito, llenar la solicitud completa y correctamente.
- Investigar su comportamiento social en la comunidad o medio en que se desenvuelva, verificar las referencias suministradas y su historial crediticio en la Cooperativa.
- Solicitar constancia de ingresos y documentos que avalen los bienes que pondrá como garantía colateral del préstamo.
- Analizar las variables económicas, sociales y politicas que inciden en la actividad que se financiará, flujo de caja, para determinar la capacidad de pago sea personal o empresarial.
- Depurar la documentación de la garantía y, si procede, realizar la inspección. Se aconseja que antes de aprobarse un préstamo (nuevo) se anexe al expediente la opinion por escrito del abogado de la Cooperativa actuante en el caso, donde certifique la viabilidad de la gantía.
- Remitir los expedientes a los niveles jerárquicos correspondientes, según cada caso, quienes los someterán a los niveles de aprobación necesario. Cada expediente debe contener la recomendación favorable o de rechazo del oficial actuante.
- Luego de aprobado el préstamo y recibida del Encargado del Departamente la autorización de desembolso, se notifica y cita al asociado para que pase a recoger el desembolso. Durante ese ínterin preparará contratos, pagarés, poderes, cheques, nota de crédito, etc.. Nunca llamará al asociado si no tiene toda la documentación lista para firmar.
- Tener su archivo bien organizado, con los préstamos actuales y los nuevos que otorgue. En estos archivos reposará toda información relativa al préstamo, cartas de visitas, acuerdo de pago, intimaciones, desembolsos, cancelaciones, etc.
- Desarrollar planes de mercadeo de acuerdo a los niveles de liquidez y politicas trazadas por el Consejo de Administración, con el propósito de incrementar su cartera, procurando siempre captar nuevos socios con buen potencial crediticio, que le permita ir sustituyenndo prestatario problemáticos.
- Realizar las gestiones de cobro según cada caso: Llamadas telefónicas, comunicaciones, visitas, envío de cobradores, visitas en compañía de la administración general o con le Gerente.
- Semanalmente cada encargado de mini cartera deberá preparar un informe donde se detalle todo lo relativo a operaciones de crédito en la semana anterior.
- Mensualmente preparar un reporte de mora y los préstamos que vencieron en el mes y los que vencerán en el siguiente, el cual sería discutido en las reuniones que se celebrarán cada mes con el Encargado del Departamento donde se podrán evaluar los resultados del mes y trazar los objetivos y metas del mes siguiente.
4.2 Información Financiera Periódica del Socio
Los oficiales de crédito deben afectuar visitas frecuentes a los prestatarios, a través de las cuales podrán informarse de la situación financiera en que se encuentra después que la cooperativa concedió el financiamiento, si la situación financiera ha cambiado adversamente se lo comunica por escrito a la Gerencia y al Departamento de Crédito. En los casos de préstamos a empresas y proyectos agropecuarios deberá observar cuidadosamente los aspectos organizativos y administrativos, ya que las empresas con debilidades marcadas en estos aspectos tarde o temprano confrontarán problemas financieros que pueden poner en peligro la recuperación del préstamo.
4.3 Seguimiento y Control de los Terminos Contractuales
Es una responsabilidad de los oficiales de crédito darle seguimiento periódico a los términos y condiciones bajo las cuales se otorgaron los créditos y comunicar inmediatamente a la Gerencia y al Departamento de Crédito cualesquier irregularidad que observe al respecto. Se le exigirá explicación inmediata al prestatario sobre el incumplimiento de las estipulaciones pactadas en el contrato. La inobservancia de este procedimiento de control interno puede provocar serios inconvenientes a la Cooperativa. Desde que se presenten estos incumplimientos, las autoridades correspondientes deben determinar si los mismos ameritan declarar vencido el préstamo y exigir la cancelación del saldo adeudado.
4.4 Control de Pago
Los oficiales de crédito llevarán un control del programa de pago estipulado en el contrato de préstamo, con el objeto de detectar a tiempo los problemas que pueda tener el deudor para cumplir con sus obligaciones financieras con la Cooperativa, que puede ser por la caída de las expectativas que se tenían al momento de otorgársele el crédito, por una coyuntura de mercado adversa o por el desvío de los fondos a otro destino.
4.5 Archivo de Crédito
Un archivo de crédito actualizado y organizado es fundamental para una edecuada administración de la cartera. Este archivo debe estar organizado de manera tal que sean una herramienta eficiente de todas las informaciones que sobre un expediente en particular requieran las auditores internos y externos, el Consejo de Administración, el Consejo de Vigilancia, la Gerencia y el mismo asociado. El archivo tiene que ser individualizado por asociado, conteniendo informaciones relativas al análisis, seguimiento y cobros.
Entre ellas podemos citar:
- Documento de aprobación debidamente firmado por el organismo correspondiente, según el monto del préstamo.
- Solicitud de crédito.
- Contrato firmado por el asociado y el garante (si aplica) donde conste las condiciones mediante las cuales se concede el préstamo.
- Un pagaré que se confecciona en tinta o máquina, sin correciones ni borrones por cada desembolso que se realice con cargo el préstamo.
- Evidencia que las garantías otorgadas a favor de la Cooperativa fueron inscritas en el registro de Titulos, en la Oficina de Conservaduría Municipal de Hipotecas o en la oficina correspondiente.
- Evidencia de la comprobación de las referencias personales, bancarias y comerciales del asociado y del garante. Estados de cuentas bancarias o tarjetas de crédito de los ultimos tres meses y certificación de ingresos de la empres donde labora . Cuando se trate de préstamos no personales, el expediente deberá contener además estados financieros.
- Fotocopia de la cédula de identificación personal y electoral.
- Programo de pago y acuerdo de pago si lo hubiera.
- Cálculo de la tasa de interés.
- Clasificación de Riesgo.
- Reporte de inspeccion de las garantías, donde conste uso, condiciones, status de propiedad, monto de la tasación, etc..
- Informes de seguimiento del crédito por parte de los oficiales de crédito.
CAPITULO 5: SISTEMA DE COBRANZA
La adminstración de la cartera de crédito estará dividida en mini carteras, bajo la responsabilidad de un encargado y un oficial por cada cartera.
Las gestiones de cobro se deben planear adecuadamente, para que facilite el cobro en las áreas más importantes y se pueda controlar esta actividad.
Se ejercerá presión sistemática y continua en el cobro de los recursos desembolsados; esta tiene una relación directa con los resultados obtenidos. Es necesario mantener el control de las gestiones de cobro dentro de las politicas y normas establecidads por la cooperativa, para mantener los niveles de morosidad dentro de los límites establecidos y así administrar una cartera sana y rentable.
Lo ideal para cualquier empresa financiera es no tener que recurrir nunca a la práctica de cobro vía judicial, dadas la implicaciones económicas y de imagen que representa para la institución.
El procedimiennto de cobranzas para los préstamos morosos, incluye una serie de comunicaciones o recordatorios. La Cooperativa además de las visitas y llamadas telefónicas que hagan sus funcionarios cobrando cuotas atrasadas o recordando la fecha de vencimiento de la próxima cuota, utiliza normalmente tres (3) comunicaciones que serán enviadas a intervalos de quince (15) días luego de la fecha de vencimiento de la cuota o el préstamo.
Tambié, se prevé la posibilidad que, una vez agotados todos los recuros de cobranzas y no hayan resultados positivos, pasar el caso a manos de abogados para que la situación se resuelva por la vía judicial.
Los documentos que remiten al Departamento Legal son:
- Contrtao del préstamo
- Pagarés
- Solicitud de préstamo
- Copias de comunicaciones enviadas y acuerdos de pagos
- Resumen de la deuda total, que debe incluir: monto de capital, interese y recargos si los hubiere.
- Otros documentos a juicio de la Cooperativa.
El procedimiento de cobranzas y la participación en la gestión de cobro y arreglos por parte de la Cooperativa, termina en el momento que se remite estos documentos al departamento legal y hechos los trámites de rigor, automáticamente la gestión de arreglo será abogado-asociado, sin la intervención de la Cooperativa.
CAPITULO 6: SISTEMA DE CLASIFICACION DE CARTERA Y APROVISIONAMIENTO
Mensualmente se irá constituyenndo el fondo de reserva para préstamos de dudoso cobro. La base para el cálculo está en función del nivel de riego de la cartera.
Para tales fines, se han tomado como referencia las disposiciones contenidas en la Segunda Resolución adoptada por la Junta Monetaria en fecha 29 de junio de 1993.
1- Categoría “A” : Créditos de riesgo Normal.
2- Categoría “B” : Créditos de riesgo Potencial
3- Categoría “C” : Créditos de riesgo Real
4- Categoría “C1” : Créditos de riesgo Significativo
5- Categoría “D1” : Créditos de Alto Riesgo
6- Categoría “D2” : Créditos de Muy Alto Riesgo
7- Categoría “E” : Créditos irrecuperables.
6.1 Clasificación de Créditos Comerciales
Categoría “A” : Créditos de Riesgo Normal
En esta categoría se incluyen aquellos créditos que la Cooperativa no duda acerca de su recuperación.
No se acepta la inclusión en esta categaría de los préstamos que presenten las siguientes situaciones:
- Créditos renegaciados.
- Créditos cuya fuente de pago depende de la generación de recursos de otras empresas o personas físicas.
- Préstamos cuya fuente de pago dependa de la liquidación de la garantía.
Categoría “B” : Créditos de Riesgo Potencial
Los Créditos que se incluyen en esta categoría se caracterizan por tener algún grado de incumplimiento transitorio en sus obligaciones con la Cooperativa.
Se incluyen en esta categoría, deudores cuya fuente de pago depende de los recuros generados por terceros o de la liquidación de la garantía de facil realización en el mercado.
Los créditos de Riesgo Potencial conllevan pérdidas estimadas en un 5%.
Categoría “C-1” : Créditos de Riesgo Real
En esta categoría quedan incluidos los deudores cuyas utilidades operacionales o sus ingresos disponibles sólo les permiten cubrir parcialmente el pago de los intereses y de capital en los términos establecidos. Este tipo de deudor se carateriza por haber tenido atrasos en su historial de pago, además de haber presentado algunas capitalización de intereses.
Los créditos clasificados en la categoría de riesgo real están sujetos a pérdidas estimadas entre un 5% y un 15% del monto involucrado.
Categoría “C-2” : Créditos de Riesgo Significativo
Los deudores clasificados en esta categoría presentan debilidades financieras muy acentuadas, debido a que sus utilidades operacionales y su flujo de ingresos determinan una clara incapacidad de pago y sus proyecciones financieras no permiten inferir una mejoría en este sentido. Estos deudores presentan atrasos frecuentes en su historial de pago, incluyendo la posibilidad de haber tenido capitalizaciones de intereses.
En esta categoría se incluyen los deudores con antecedentes financieros desconocidos, desactualizados o de dificil comprobación y no permiten la identificación clara del origen de los ingresos.
Se incluyen también, los préstamos con renegociaciones frecuentes, los que hayan tenido frecuente capitalización de intereses y los que a la fecha de la evaluación presenten operaciones vencidas.
Los créditos clasificados en esta categoría tienen pérdidas estimadas entre el 15% y el 25% del monto involucrado.
Categoría “D-1” : Créditos de Altos Riesgo
Los créditos otorgados bajo esta categoría son por lo general, operaciones de dudosa recuperación, dado que el deudor presenta una situación financiera y económica deteriorada, con el consiguiente aumento de su nivel de endeudamiento, sin que se visualicen claras posibilidades de mejoría.
Se incluirán en esta categoría aquellos créditos que para recuperar parcialmente sus acreencias, la Cooperativa haya tenido que utilizar procedimientos extraordinarios de cobro.
Asimismo, se clasificarán en esta categoría, aquellos créditos cuyo pago esté condicionado a flujo de ingresos producidos por otras empresas o terceras personas en dificultades financieras, lo que provoca incertidumbre respecto de los montos y plazos en que se generarían los recuros. Igualmente, deben clasificarse en esta categoría los créditos pactados en condiciones inferiores a las del mercado, con garantías que sólo permiten recuperar una porción de los valores adeudados o que sean legalmente ejecutables.
Serán clasificados en esta categoría aquellos deudores que presenten obligaciones vencidas con la Cooperativa, a la fecha de análisis.
Estos deudores deben ser sometidos a continúo seguimiento, a fin de determinar su evolución y recuperación. Las pérdidas esperadas en esta categoría, son iguales o superiores al 25% e inferior al 55% del valor de dichos préstamos.
Categoría “D-2” : Créditos de Muy Altos Riesgo
Los créditos agrupados bajo esta categoría son, por lo general, operaciones de muy dudosa recuperación, dado que el deudor presenta una situación financiera y económica muy deteriorada, con el consiguiente aumento importante de su nivel de endeudamiento, sin que se visualice posibilidad alguna de mejoría.
Se incluyen en esta categoría, aquellos créditos que para recuperar parcialmente sus acreencias, la Cooperativa haya tenido que iniciar procedimiento judiciales.
Asimismo, se clasificarán en esta categoría, aquellos créditos cuyo pago esté totalmente sujeto a otra empresa o tercera persona con dificultades financieras. Igualmente deben clasificarse en esta categoría, los créditos pactados en condiciones inferiores a las del mercado, con garantía que sólo permiten recuperar una mínima porción de los valores adeudados o que no sean legalmente ejecutables, así como aquellos deudores que presentan, a la fecha del análisis, una alta proporción de obligaciones vencidas.
Estos deudores deben ser sometidos a continuo seguimiennto, afin de determiner su evolución y recuperación. Las pérdidas esperadas en esta categoría son iguales al 55% e inferiores al 80% del valor de dichos préstamos.
Categoría “E” : Créditos Irrecuperables
Se ubicarán en esta categoría los créditos cuyas garantías o patrimonio remanentes son de escaso o nulo valor con relación al monto adeudado y sus prestatarios se encuentren en estado de insolvencia.
Asimismo, incluirán los préstamos otorgados a empresas cuya capacidad de generar recuros dependa de otras, las que a su vez se encuentran en una posición financiera muy dificíl, generada por su propio endeudamiento o incapacidad operacional, existiendo alta incertidumbre sobre la permanencia de estas empresas.
Las pérdidas esperadas para los deudores incluidos en esta categoría, fluctúan entre el 80% y el 100% de los préstamos.
6.2 Clasificación de Créditos de Consumo
La cartera de créditos de consumo, está constituida por aquellas obligaciones directas, vigentes o vencidas contraídas sólo por personas físicas, las cuales pueden tener operaciones con una misma institución financiera.
La determinación del riesgo involucrado en la cartera de crédito de consumo, por el gran número de operaciones, se medirá sobre bases agregadas, según el comportamiento global de la morosidad observada a la fecha de la clasificación.
Los créditos de consumo se clasificarán según su morosidad como sigue:
- Categoría “A”: Cuando el saldo de los préstamos tenga sus cuotas al día o con una mora no mayor de treinta (30) días.
- Categoría “B” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre treinta y un (31) días y cuarenta y cinco (45) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “C1” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre cuarenta y seis (46) días y sesenta (60) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “C2” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre sesenta y un (61) días y noventa (90) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “D1) : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre noventa y un (91) días y cientos veinte (120) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “D2” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos en cientos veintiuno (121) días y doscientos setenta (270) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “E” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos por doscientos setenta y un (271) días o más días en el pago de sus cuotas.
Para estas obligaciones, los días de atrasos se comienzan a contar a partir de la primera cuota impagada.
Dadas las características de los préstamos de consumo, las Cooperativa no deberían conceder renovaciones sobre los mismos. No obstante, aquellos préstamos de este tipo que hayan sido renovados, tendrán que ser clasificados en categorías “D2” o “E” para fines de creación de provisiones.
6.3 Clasificación de Créditos Hipotecarios para Viviendas.
Al igual que en el caso de los préstamos de consumo, el alto número de operaciones y monto promedio de las mismas, definen que el riesgo de la cartera hipotecaria para la vivienda se mida sobre bases agregadas, considerando esencialmente el comportamiento de pagos del deudor, lo que significa desconocer la existencia de garantías. El deudor puede tener varias operaciones con una misma cooperativa.
En atención a la morosidad en el pago de las cuotas se utilizará la clasificación siguiente:
CATEGORIA “A” :Cuando el saldo de los préstamos tenga sus cuotas al día o con una mora no mayor de cinco (5) días hábiles en el cumplimiento de sus pagos.
CATEGORIA “B” :Cuando el saldo de los préstamos tenga hasta ciento ochenta (180) días de atraso.
CATEGORIA “C” :Cuando el saldo de los préstamo tenga más de ciento ochenta (180) días de atrasos.
Para estas obligaciones, los días de atraso comienzan a contar a partir de la primera cuota impaga.
No se considera que este grupo amerite la clasificación en categorías de mayor riesgo, debido a la existencia de garantías excedentes. Sin embargo, en el caso de que existieren deudores hipotecarios con los que se hubieren pactado rebajas significativas en sus pagos, las clasificación del crédito respectivo deberá ser llevada a categoría “D” o “E”, para fines de creación de provisiones, pues se presume que éste es un mecanismo para diferir pérdidas.
Los métodos de clasificación utilizados hacen necasario considerar con especial importancia lo siguiente:
- La politica que cada cooperativa aplica en cuanto a la tasación de los bienes que sirven como garantía.
- La determinación de la capacidad de pago de sus deudores.
- La estabilidad de la fuente de sus recursos.
El empleo de políticas inadecuadas, derivará en la obligación de aumentos en la clasificación global de riesgo de la cartera de préstamos para la vivienda de la Cooperativa Rio Grande.
Nota:
Este manual de crédito fue redactado tomando como base la Guia de Políticas y Administración de Crédito de la Asociación de Instituciones Rurales de Ahorros y Crédito, Inc.
Santiago, Republica Dominicana
Octubre, 2001.
DONDE TU CRECES
MANUAL DE POLITICAS Y
ADMINISTRACION DE
CREDITO
CONTENIDO
CAPITULO 1
ASPECTOS GENERALES Pag.4
1.1 Objetivos Pag. 4
1.2 Filosofia Crediticia De La Cooperativa 4
CAPITULO 2
ASPECTOS SOBRE LA POLITICA DE CREDITO 6
2.1 Objetivos 6
2.2 Sujetos de Créditos y Condiciones Mínima Exigidas 7
2.3 Tipos de Préstamos Que Otorga La Cooperativa 9
2.4 Monto y Plazo De Los Préstamo 10
2.5 Intereses, Comisiones y Forma De Amortización 11
2.6 Tipos de Garantías 12
2.7 Niveles De Aprobación 14
2.8 Reprogramación y Refinanciamientos 14
2.9 Provicionamiento y Castigo De Préstamos 14
2.10 Causa Para Exigir La Cancelación De Un Préstamo 16
CAPITULO 3
PROCESO DE CREDITO 17
3.1 Recepción De La Solicitud 17
3.2 Control Estadisticos 17
3.3 Evaluación De La Solicitud 18
3.4 Tramitación y Formalización De La Solicitud 21
CAPITULO 4
ADMINISTRACION Y ANALISIS DE LA CARTERA 22
4.1 Departamento De Crédito 22
4.2 Información Periodica Del Socio 24
4.3 Seguimiento y Control De Los TérminosContractuales 25
4.4 Control De Pago 25
4.5 Archivo De Credito 25
CAPITULO 5
SISTEMA DE COBRANZA 27
CAPITULO 6
SISTEMA DE CLASIFICAION DE CARTERA Y APROVISIONAMIENTO 28
6.1 Clasificación De Créditos Comerciales 29
6.2 Clasificación De Créditos De Consumo 33
6.3 Clasificación De Créditos Hipotecarios Para Viviendas 35
MANUAL DE POLITICAS Y ADMINISTRACION DE CREDITO
CAPITULO 1 : ASPECTOS GENERALES
1.1 Objetivos
Con la preparacion de esta Guía-Manual, la Cooperativa Rio Grande pretende dotar al personal de un instrumento ágil y práctico del proceso de crédito.
También pretendemos lograr la eficiencia del departamento de préstamo, a través del otorgamiento de crédito en base al análisis de la capacidad de pago, carácter del solicitante, garantías colaterales, codiciones socioeconómicas del entorno y por su capital invertido. Vista la operación desde esta óptica se minimiza al máximo el riesgo.
Como empresa socioecónomica propiedad de sus asociados, se espera también que esta guía permita a la Cooperativa manejar las operaciones de crédito dentro del marco legal, ético y equitativo.
1.2 Filosofía Crediticia de la Cooperativa
Las operaciones crediticias de la Cooperativa se fundamentarán bajo tres principios filosóficos, a saber:
1.-Principio de extensión
2.-Principio de gestión de negocios
3.-Principio de consistencia
El principio de extensión implica que toda operación crediticia desarrollada por la Cooperativa debe estar orientada a identificar las necesidades de servicios financieros colaterales que puedad representar fuentes adicionales de ingresos.
El principio de gestión de negocio implica la identificación de mercados objetivos y penetrar en ellos con eficacia.
El principio de consistencia implica adecuarse permanentemente a las necesidades de servicios financieros del mercado objetivo en particular y del mercado de la Cooperativa en sentido general
La Cooperativa canalizará los préstamos hacia actividades que promuevan el desarrollo de la producción y el empleo en las comunidades donde opera, pero que a su vez contribuyan a mejorar la situación económica y el nivel de vida de sus asociados.
Los créditos de la cooperativa se realizan de manera eficiente y oportuna, pero siguiendo un criterio de rentabilidad, en el sentido de garantizar la liquidez requerida que le permita atender sin dificultad los retiros rutinarios de ahorros, cubrir los gastos financieros y operativos, las reservas para cuentas dudosa y generar excedentes.
La Cooperativa Rio Grande no será excluyente en su gestión, por lo que los servicios de crédito estarán disponibles para todos los socios que califiquen sin importar, credo religioso, ideología política, raza, estado civil, sexo, entre otros.
Las operaciones crediticias de la Cooperativa se ajustarán en todo momento a las disposiciones legales establecidas en la Ley No. 127 de fecha 27 de enero de 1964, sobre Asociaciones Cooperativas y al conjunto de Resoluciones emitidas por la Junta Monetaria y la Seperintendencia de Bancos relativas a la supervisión y manejo financiero de Las Cooperativas.
Así como a cualesquier otra legislación que tenga que ver con la materia.
CAPITULO 2: ASPECTOS SOBRE LA POLITICA DE CREDITO
2.1 Objetivos
Los objetivos generales de la política de crédito de la Cooperativa son: facilitar la conformación de una cartera sana, desde el punto de vista de su recuperación y lograr mantener un flujo operacional suficiente con un nivel de rentabilidad que permita generar recursos para cubrir sus costos y obtener excedentes.
Teniendo presente que las actividad de prestar tiene riesgos inherentes, como son: moral, económico y sistémico (crisis en el sector financiero) los préstamos deben otorgarse sobre la base de un análisis que demuestren una sólida posición financiera de los prestatarios y un nivel de garantía suficiente, en calidad y cobertura, para asegurar su recuperación y nueva colocación a otros asociados.
Dentro de eses contexto, se establecen un conjunto de criterios generales que permiten conseguir los objetivos planteados, entre estos:
- Los créditos de la Cooperativa se otorgan corriendo el menor riesgo posible, lo que significa que los oficiales de créditos y demás personal del departamento que realice la evaluación, tienen que avalar su decisión sobre la base de un flujo de fondo adecuado a la recuperación del crédito y en la solvencia financiera y moral del prestatario.
- Las operaciones crediticias se realizan sobre la base de rentabilidad que representa para la Cooperativa, única forma de lograr su crecimiento, en beneficio de sus asociados. La tasas de interés tienen que reflejar el costo del dinero en el mercado y los costos operativos de la Cooperativa.
- Ofrecer un servicio de crédito de manera oportuna y eficiente a sus asociados, pero siguiendo siempre los fundamentos requeridos para mantener una cartera sana, tratando de evitar la concentracion de esta en manos de pocos prestatarios, actividad productiva o sectores económicos.
- Mantener una provisión adecuada al nivel de riesgo de la cartera, conforme a los niveles exigidos por la calidad de la misma.
- Evitar los conflictos de intereses en la evaluación, concesión y recuperación de los créditos.
- Los créditos se otorgan preferiblemente a corto y mediano plazo, a fin de garantizar una alta rotación de los fondos disponibles para préstamos y , por ende, una mayor rentabilidad, permitiendo de esta forma brindar este servicio al mayor número de asociados.
- El servicio de crédito que ofresca la Cooperativa debe ser ágil y oportuno, a precio razonable, capaz de competir con la banca y los demás agentes que operan en los mercados informales.
- Aumentar la eficiencia operativa y administrativa de la Cooperativa para mantener una cartera de crédito bien administrada, teniendo siempre como norte una adecuada colocación y recuperación.
2.2 Sujetos de Crédito y Condiciones Mínimas Exigidas.
Son objetos de préstamos aquellos asociados que están al día en sus compromisos y obligaciones con la Cooperativa y cumplan con los requerimientos especificados en el presente Manual.
Dentro de las principales condiciones exigibles se contemplan:
- Ser mayor de edad y socio de la Cooperativa.
- Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones económicas y tener una cuenta de ahorros abierta y activa en la Cooperativa.
- Tener buen carácter, actitud, disposición y capacidad de pagos para enfrentar el compromiso a contraer.
- No tener antecedentes de incumplimientos injustificados de pagos en los compromisos anteriores contraídos con la Cooperativa. Ningún asociado que la Cooperativa se haya visto en la necesidad de cobrar un préstamo por la vía judicial será sujeto de nuevos préstamos.
- Suministrar todas las informaciones que la Cooperativa le solicite.
- Todo préstamo otorgado por la Cooperativa debe estar avalado por una garantía.
- Ser asociado no es suficiente para obtener un préstamo. La capacidad de pago y solvencia moral será lo determinante en la aprobación de cualquier préstamo, sin importar el monto.
- Cuando el préstamo sea destinado a la construcción se le debe exigir la presentación del certificado o constancia de propiedad del solar donde se realizará la obra. Esta debe ser endosada a favor de la cooperativa como garantía del prestamo. Ademá para este tipo de préstamos se exige (plano y presupuesto de construción, permiso de los organismos correspondientes y plan de inversión).
- Para los préstamos de construcción y actividades agropecuarias, los desembolsos se realizarán posterior a cada supervisión (cubicación) del proyecto.
- Cuando se trate de préstamos por montos muy elevados para comercio el asociado debe presentar evidencia de tener un pequeño sistema de contabilidad organizado, estado de situación, estado de resultado del ultimo año y estados de cuentas bancarias o tarjetas de crédito de por lo menos los últimos tres (3) meses.
- En ningún caso la Cooperativa le financiará a un asociado el 100% de un proyecto, sin importar el tipo.
2.3 Tipos de Préstamos que Otorga la Cooperativa.
Atendiendo al destino de los recursos la Cooperativa otorgará dos (2) tipos de préstamos:
a) Productivos: Aquellos que están destinados a una actividad tendente a incrementar los ingresos netos del asociado. Entre estos figuran: los comerciales, industriales, agropecuarios y vehículos para transporte de pasajeros o carga.
b) De consumo: Los destinados a cubrir necesidades básicas relacionadas con salud, educación, mejora de vivienda, compra de muebles, pago de deudas y compra y reparación de vehículos de uso personal.
Según la modalidad y forma de pago la Cooperativa clasificará los préstamos en:
Préstamo corriente: Es el préstamo normal de la Cooperativa, al que tienen derecho todos los asociados que reúnan los requisitos contenidos en el punto 2.2 de este manual.
Préstamo con garantía de depósito: Se concede a los asociados que posean inversiones en la Cooperativa o utilicen las inversiones de otros asociados para garantizar su préstamos. El asociado tiene derecho a tomar préstado hasta el 85% de la inversión puesta en garantía, quedando esta congelada al mismo período del préstamo. Este tipo de préstamo puede ser autorizado directamente por el gerente o encargado de la oficina sin necesidad de llevarlo a otra instancia, solo deberá informarlo en la próxima reunión del comité de crédito.
Línea de Crédito: Es un préstamo con las mismas restricciones que los señalados en el parrafo anterio. Se concederán a un plazo máximo establecido por el consejo de administración. Esta categoría de préstamos solo aplica para los clasificados como productivos y su cancelación se hace anualmente. Vencido el plazo, se renueva automáticamente por un período similar, siempre y cuando el asociado mantenga igual o haya mejorado la capacidad de pago que cuando se le aprobó.
Este tipo de préstamo puede ser amortizado por cuotas o a su vencimiento, pero los intereses deben pagarse mensualmente. Nunca se otorgará a un asociado que dependa económicamente solo de los ingresos de un salario.
2.4 Monto y Plazo de Los Préstamos
El monto de los préstamos está relacionado directamente con la capacidad económica del asociado solicitante. Esta se determina por medio del análisis que se haga de la solicitud dentro de las condiciones establecidas en la Cooperativa y las tecnicas de análisis comúmente aceptadas.
El asociado que reciba un préstamo debe tener inversiones en aportaciones de 10% del monto desembolsado, el asociado debe comprar nuevas aportaciones.
2.5 Interese, Comisiones y Forma de Amortización
La estructura de intereses que devengan las operaciones de préstamos es fijada por el consejo de Administración. Se establece sobre la base de un criterio discrecional, dandole un margen libre de negociación a los funcionarios para que aplicar tasas diferenciadas según el tipo de asociado solicitante y el proyecto que se esté financiando. Esta estructura debe estar comprendida entre un rango de 12 a 24 puntos por encima del nivel de costos operativos promedio del último trimestre. Este margen debe ser revisado y ajustado si es necesario, por lo menos trimestralmente.
Todo préstamo debe estar reglamentado por un plan de pago dividido en cuotas donde se amortice interés y capital, preferiblemente mensual. Todo préstamo concedido a un asociado que dependa exclusivamente de un salario se cobraráa mediante cuotas mensuales. Nunca a término.
La Cooperativa para lograr que los prestatarios cumplan puntualmente con los compromisos contraídos, sancionan el incumplimiento en el pago de sus cuotas aplicando un interés moratorio adicional sobre el monto vencido, fijado por el consejo de Administración. El cobro adicional se calcula a partir del quinto (5) día de atraso.
Los gastos estraordinarios por supervisión, pagos de abogados, constitución de garantías, avalúos y demás gestiones de cobros, serán absorbidos en su totalidad por el asociado prestatario.
En los contratos de préstamos debe existir un artículo o cláusula que especifique claramente que el prestatario al momento de tomar un préstamo está sujeto a acatar cualesquier variación que se produzca en la tasa de interés durante la vigencia del mismo. Esto ocurre cuando el consejo de Administración introduzca modificaciones producto de cambios en las condiciones del mercado y estructura de costo.
Como norma general, los interese siempre se calcularán sobre la base de saldos insoluto. Igualmente, cuando se trate de préstamos que requieran ser desembolsados en varias partidas, solo se cobran los intereses sobre los montos desembolsados.
2.6 Tipos de Garantías
Como cobertura colateral en las operaciones de crédito que realiza la Cooperativa, solicitan a los asociados beneficiarios una de las siguientes garantías
1 Solidaria
2 Prendaria
3 Hipotecaria
Cuando se utilice una garantía solidaria, el fiador debe responder por el prestatario en forma solidaria y sin gozar del beneficio de la exención. Esta se constituye con la firma solidaria de una o más personas de comprobada solvencia moral y económica, preferiblemente asociado de la Cooperativa. Los fiadores deben ser evaluados con el mismo rigor que el prestatario principal y al momento de firmar el contrato, hacer constar en el mismo los bienes que dispone para cumplir con el compromiso contraído.
Garantía Prendaria, está constituida con valores financieros y comerciales que el prestatario pueda endosar: bonos, acciones, depósito a plazos, cuentas de ahorros y con bienes muebles: vehiculos y equipos en general, etc.. Se excluye de este tipo de garantía las aportaciones en la misma Cooperativa y las herramientas de trabajo de los asociados. Como política se fija un porcentaje del valor, del cual no podrá exceder el monto aprobado.
Cuando se toma como garantía un vehículo, este debe estar provisto de un seguro con cobertura full, endosado a favor de la Cooperativa o tener otras garantías colaterales.
Garantía Hipotecaria, se constituye sobre bienes inmuebles. Es responsabilidad del departamento de crédito o encargado de oficina inspeccionarla y eleborar un informe que especifique la clase de inmueble, tipo de construcción.
Debe contener además, el valor que servirá de referencia en caso de ejecución.
El inmueble de estar saneado y excento de gravamen, impuestos pagados y debidamente inscrito en las oficinas correspondientes (Registro de Títulos, Registro Civil, Ayuntamiento,etc.) a favor de quien lo ofrece en garantía.
Cuando los inmuebles estén garantizando préstamos por montos considerados por el consejo de Administración como altos, el avalúo debe ser preparado por un profesional colegiado del CODIA (Ing. Civil o Arquitecto) o un tasador miembro del Instituto Dominicano de Tasadores. Por norma general, toda garantía hipotecaria que reciban las Cooperativas será en primer ranga, excepto cuando el inmueble esté gravado en la misma Cooperativa. El comité de crédito u órgano de aprobación correspondiente no podrá aprobar más del 70% sobre el avalúo del inmueble, el cual será tomado como precio de referencia en caso que sea necesario su ejecución.
La Cooperativa se reserva el derecho de endosar y disponer de cualquier documennto negociable que haya tomado como garantía de parte de los prestatarios garantes solidarios, sin el consentimiento previo de éstos, al momento del vencimiento del préstamo.
Como forma de minimizar los conflictos de interés, los directivos y empleados de la Cooperativa no podrán garantizar préstamos.
2.7 Niveles de Aprobación
De acuerdo a los montos solicitados el Consejo de Administración determinará los niveles de aprobación.
En un principio los préstamo serán aprobado por el Comité de Crédito Ampliado el cual estará constituido por los tres miembros del Comité de Crédito, un miembro del Consejo de Administración y un miembro del Consejo de Vigilancia.
2.8 Reprogramación y Refinanciamientos
Cuando se trata de reprogramaciones de préstamos que no impliquen desembolso de nuevos recursos. Los costos de tramitación y demás gastos en que se incurra serán cargados al asociados.
Por su parte, si se tratare de un refinanciamiento que no sobrepase el monto original del préstamo el encargado podrá realizar la transación, pero siempre será un requisito haber cubierto regularmente sin problema de morocidad por lo menos el 60% del préstamo pendiente. Si por el contrario implica al aumento del monto original, se tratará como un préstamo nuevo y debe ser sometido a las instancias de aprobación establecidas.
2.9 Provisionamiento y Castigo de Préstamos
Mensualmente, de los beneficios que obtiene la Cooperativa, se debe ir constituyendo el fondo de reserva para cubrir posibles pérdidas en operaciones de crédito. Los porcentajes se aplicarán sobre la base del nivel de riesgo de la cartera y para el cálculo se utilizará el concepto de cartera afectada, aplicando los niveles establecidos en la siguiente tabla. Esta debe ser revisada periódicamente.
ANTIGÜEDAD %
1-30 Días 2.0
31-60 10.0
61-90 15.0
91-120 20.0
121-180 25.0
181-270 50.0
Más 271 100.0
Los préstamos considerado irrecuperables serán eliminados del balance de la cartera de crédito. La eliminación de estos préstamos debe hacerse contra las reservas constituidas para el efecto, de no contar la Cooperativa con reservas suficientes, se castigará contra el patrimonio (utilidades de años anteriores).
Previo al castigo de un préstamo, la Cooperativa debe agotar todos los procedimientos operativos y legales a fin de recuperar los valores prestados.
Cuando se trate de castigar uno o varios préstamos, el Gerente preparará un informe al Consejo de Administración detallando todo lo concerniente a los préstamos que serán castigados. Este informe debe contener las siguientes informaciones:
- Datos del préstamo
- Condiciones de aprobación
- Balance pendiente a la fecha (capital e intereses)
- Fecha del último pago realizado
- Cuotas atrasadas
- Fecha del último acuerdo de pagos si lo hubo
- Nivel de aportaciones o ahorro
- Balance de pérdida neta para la cooperativa
- Resumen de las gestiones de cobros ejecutadas
- Si el préstamo es con garantía solidaria, situación económica del garante.
El castigo de un préstamo no significa que los responsables de la cartera en la Cooperativa dejarán de seguir gestionando el cobro del monto edeudado. Igualmente, cuando se ejecute una garantía o sea entregada en dación de pago y su valor no cubra el monto adeudado, se seguirá la gestión de cobro, aunque contablemente se haya eliminado el balance de los libros.
2.10 Causa para Exigir la Cancelación de un Préstamo
La Cooperativa exigen la cancelación inmediata de un préstamo cuando el prestatario incurre en las siguientes causas:
a) Atraso injustificados en la amortización de tres cuotas del préstamo si los pagos son mensuales o el atraso de dos cuotas si las mismas tienen periodicidad diferente a un mes.
b) Por haber desmejorado la garantia constituida a favor de la cooperativa
c) Comprobación de que los fondos fueron destinados a un fin distinto para el cual fue otorgado el préstamo.
d) Por haber disminuido su capacidad de pago o haber fracasado económicamente al actividad financiada con del crédito.
A fin de evitar confusiones al momento de exigir la cancelación antes del vencimiento, estos aspectos deben estar contenidos en el contrato de préstamos que el asociado firma y antes de realizar el desembolso debe explicarse bien claro al prestatario, a fin de que esté consciente del compromiso que está asumiendo.
CAPITULO 3: PROCESO DE CREDITO
La Cooperativa debe visualizar el proceso de crédito como un ciclo que se inicia en el momento que se mercadea el servicio, pasado por todas las etapas sucesivas a la recepción de la solicitud hasta la recuperación total de los montos desembolsados y el asociado ha logrado mejorar su capacidad de endeudamiento, y consecuentemente, califica para nuevos finaciamientos por montos superiores a los otorgados. A continuación se presentan las diferentes etapas que debe agotar un préstamo.
3.1 Recepción de la solicitud
Los oficiales de crédito de la Cooperativa Rio Grande junto a los Gerentes, son responsables de marcadear entre sus asociados el servicio de crédito en todas sus vertientes que ofrece la institución. Ellos recibirán a los asociados que presente en búsqueda de financiamiento, orientándoles respecto a sus necesidades y les ayudarán a llenar el formulario correspondiente. Debe explicarle todos los aspectos relativos a la politica de crédito vigente en la Cooperativa (punto II del manual). De esta forma el asociado queda consciente de la responsabilidad que asumirá y la consecuencia que tendría si no cumple con lo pactado.
3.2 Control Estadísticos
Debe llevarse un control estadístico de todas las solicitudes de préstamos que presenten los asociados. Este registro contendrá entre otras informaciones: nombre y número del socio, fecha de la solicitud, monto solicitado, actividad económica a ser financiada, si es primera vez que solicita o es recurrente, dictamen del oficial y el Comité del Crédito. De ser posible considerar variables cuantitativas y cualitativas de los solicitantes, que permitan en un segundo préstamo evaluar el impacto que tuvo el primer financiamiento.
3.3 Evaluación de la Solicitud
Todas las solicitudes de financiamiento que presenten los asociados serán sometidas a una rigurosa evaluación por los oficiales de crédito, conforme a los criterios que deben seguir las instiltuciones que captan recuros del público para mantener una cartera de crédito sana.
Esta evaluación comienza con una entrevista al posible prestatario, con ella se persigue determinar el nivel de riesgo moral que estaría expuesta la cooperativa si concede el financiamiento. La Cooperativa debe prestarle a los asociados que les inspiren confianza, que sean honestos a toda prueba, que gocen de buena reputación en la comunidad y que nunca hayan estado involucrados en litis judiciales por incumplimento de pago.
Este es un aspecto muy importante, porque en principio muchas personas se inscriben como socios en la Cooperativa por la posibilidad que ven de atender sus necesidades de financiamiento, que siempre son limitadas.
Para determinar la capacidad de pago en las solicitudes de préstamos personales, se deben tomar en consideración aspectos como los que se detallan a continuación, los cuales no son limitativos:
- Ingresos familiares mensuales.
- Relación entre los ingresos y el total de los gastos. El crédito solo se concederá sí después de cumplir con sus compromisos familiares básicos, le quedan recuros para cumplir con la amortización mensual que se deriva de su nuevo compromiso financiero. En todos los casos, el Consejo de Administración fijará un porcentaje tope que el asociado podrá comprometer del balance disponible para el pago de la cuota.
- Para asegurarse de que las informaciones de ingresos familiares son correcta, los oficiales de crédito tienen que apoyarse en la certificación de ingreso de la empresa donde labora el asociado, el salario mínimo vigente. Además, cada oficial tiene idea del nivel de ingresos y costo de la vida en el ámbito general del municipio o provincia de que se trate.
- Por política, a ningún asociado asalariado debe permitírsele comprometer más del 40% de su salario para pagar el compromiso de amortización de capital e interés en la Cooperativa.
La capacidad de pago de los asociados que se dedican a realizar actividades comerciales, agropecuarias, industriales y otras de naturaleza empresarial, se determina al analizar el flujo de efectivo de éstas para un periodo determinado, que podría ser el plazo a que solicita el préstamo.
No debe confiarse en el flujo de efectivo que presente el asociado solicitante, sino que el Oficial de Crédito o el funcionario que evalúe la solicitud debe efectuar uno nuevo, basándose en supuestos razonables y lógicos, a partir del comportamiento histórico de la producción y ventas del pasado reciente o de las prespectivas para los próximos dos o tres años de las ventas de una nueva empresa o proyecto productivo.
En este tipo de evaluación el oficial de crédito deberá enfatizar en los siguientes aspectos:
- Que la actividad a financiar se encuentre dentro del mercado objetivo de la Cooperativo y que la capacidad de generación de recuros estimada le permita cumplir con sus obligaciones de corto plazo.
- Que opere con una rentabilidad aceptable.
- Que su índice de endeudamiento no supere los niveles que se consideran aceptables para las empresas que operan en el sector que se va a financiar.
- Que las perspectivas de crecimiento de su producción y venta sean positivas.
- El asociado debe exhibir dotes de capacidad gerencial y conocimiento acabado de la actividad que la Cooperativa financiará.
Concluida esta segunda fase del análisis (evaluación de la capacidad de pago y situación financiera del prestatario) procedemos a evaluar la segunda fuente de pago de los préstamos que se otorgan, las garantías o colaterales que servirán de soporte al préstamo. Conforme a los criterios del manejo de una cartera sana, los garantes solidarios deben cumplir con los mismos requisitos que se le exigen al deudor principal.
Las garantías hipotecarias y prendarias (con y sin desapoderamiento) deben cumplir con las condiciones siguientes:
- Que sean de fácil localización e identificación.
- Que estén sujetas a una valorización independiente.
- Que tengan una rápida realización (venta) en el mercado.
- Que la Cooperativa pueda establecer mecanismos de control para evitar su deterioro durante la vigencia del préstamo.
3.4 Tramitación y Formalización de la Solicitud
Después de evaluar las solicitudes conforme a los criterios técnicos antes expuestos, los oficiales de crédito remitirán los expedientes con sus ponderaciones de aprobación, modificación o rechazo al organismo de aprobación que corresponda. Este organismo comunicará su desición al Gerente de la Cooperativa, quien a su vez se encargará de ponerla en conocimiento del asociado solicitante del crédito.
El departamento de Crédito, en coordinación con el Departamento Legal o quien funja de Asesor Legal, según sea el caso, redactará el contrato final, el cual contendrá todas las condiciones requeridads en el crédito y cláusulas especiales de protección para la cooperativa, legalización de firmas y registro de la hipoteca en los Organismos Oficiales correspondientes.
Los oficiales de crédito darán seguimiento a esta operaciones, para garantizar que todas las documentaciones requeridas estén completas y que los gravámenes definitivos queden registrados en un plazo no mayor de 90 días. No obstante, las inscripciones interinas u operaciones de ventas deben hacerse simultaneamente con el proceso de desembolso.
Concluida la fase de formalización se procede a realizar el desembolso del préstamo solicitado, conforme a los controles internos de salida de efectivo de la Cooperativa, ya sea a través de cheques o por nota de de crédito para depositar en las cuentas de los beneficiarios. Como politica no se puede realizar ningún tipo de desembolso sin haberse firmado los contratos y pagarés. Si la garantía es solidaria es obligatorio que el garante firme la solicitud, contrato y pagaré.
CAPITULO 4: ADMINISTRACION Y ANALISIS DE CARTERA
Si la rigurosidad del análisis y evaluación del crédito no es acompañada de una correcta politica de administración y control de cartera, se corre el riego de que disminuya la calidad crediticia de la cooperativa al no detectar oportunamente los clientes que después de otorgársele el crédito hayan caído en una posición financiera difícil. Entre los procedimientos de control que la cooperativa debe aplicar para una sana administración se destacan:
4.1 Departemento de Crédito
El proceso de crédito en la Cooperativa es administrado por el Departamento de Crédito. Este departamento creará tanta sucursales como oficiales de crédito que requiera la Cooperativa para una mejosr administración de la cartera de préstamos.
Tanto el Departemento de Crédito u oficiales responsable de una mini cartera, tiene entre sus funciones principales:
- Recibir al asociado, explicarle todo lo relativo a la política de crédito, llenar la solicitud completa y correctamente.
- Investigar su comportamiento social en la comunidad o medio en que se desenvuelva, verificar las referencias suministradas y su historial crediticio en la Cooperativa.
- Solicitar constancia de ingresos y documentos que avalen los bienes que pondrá como garantía colateral del préstamo.
- Analizar las variables económicas, sociales y politicas que inciden en la actividad que se financiará, flujo de caja, para determinar la capacidad de pago sea personal o empresarial.
- Depurar la documentación de la garantía y, si procede, realizar la inspección. Se aconseja que antes de aprobarse un préstamo (nuevo) se anexe al expediente la opinion por escrito del abogado de la Cooperativa actuante en el caso, donde certifique la viabilidad de la gantía.
- Remitir los expedientes a los niveles jerárquicos correspondientes, según cada caso, quienes los someterán a los niveles de aprobación necesario. Cada expediente debe contener la recomendación favorable o de rechazo del oficial actuante.
- Luego de aprobado el préstamo y recibida del Encargado del Departamente la autorización de desembolso, se notifica y cita al asociado para que pase a recoger el desembolso. Durante ese ínterin preparará contratos, pagarés, poderes, cheques, nota de crédito, etc.. Nunca llamará al asociado si no tiene toda la documentación lista para firmar.
- Tener su archivo bien organizado, con los préstamos actuales y los nuevos que otorgue. En estos archivos reposará toda información relativa al préstamo, cartas de visitas, acuerdo de pago, intimaciones, desembolsos, cancelaciones, etc.
- Desarrollar planes de mercadeo de acuerdo a los niveles de liquidez y politicas trazadas por el Consejo de Administración, con el propósito de incrementar su cartera, procurando siempre captar nuevos socios con buen potencial crediticio, que le permita ir sustituyenndo prestatario problemáticos.
- Realizar las gestiones de cobro según cada caso: Llamadas telefónicas, comunicaciones, visitas, envío de cobradores, visitas en compañía de la administración general o con le Gerente.
- Semanalmente cada encargado de mini cartera deberá preparar un informe donde se detalle todo lo relativo a operaciones de crédito en la semana anterior.
- Mensualmente preparar un reporte de mora y los préstamos que vencieron en el mes y los que vencerán en el siguiente, el cual sería discutido en las reuniones que se celebrarán cada mes con el Encargado del Departamento donde se podrán evaluar los resultados del mes y trazar los objetivos y metas del mes siguiente.
4.2 Información Financiera Periódica del Socio
Los oficiales de crédito deben afectuar visitas frecuentes a los prestatarios, a través de las cuales podrán informarse de la situación financiera en que se encuentra después que la cooperativa concedió el financiamiento, si la situación financiera ha cambiado adversamente se lo comunica por escrito a la Gerencia y al Departamento de Crédito. En los casos de préstamos a empresas y proyectos agropecuarios deberá observar cuidadosamente los aspectos organizativos y administrativos, ya que las empresas con debilidades marcadas en estos aspectos tarde o temprano confrontarán problemas financieros que pueden poner en peligro la recuperación del préstamo.
4.3 Seguimiento y Control de los Terminos Contractuales
Es una responsabilidad de los oficiales de crédito darle seguimiento periódico a los términos y condiciones bajo las cuales se otorgaron los créditos y comunicar inmediatamente a la Gerencia y al Departamento de Crédito cualesquier irregularidad que observe al respecto. Se le exigirá explicación inmediata al prestatario sobre el incumplimiento de las estipulaciones pactadas en el contrato. La inobservancia de este procedimiento de control interno puede provocar serios inconvenientes a la Cooperativa. Desde que se presenten estos incumplimientos, las autoridades correspondientes deben determinar si los mismos ameritan declarar vencido el préstamo y exigir la cancelación del saldo adeudado.
4.4 Control de Pago
Los oficiales de crédito llevarán un control del programa de pago estipulado en el contrato de préstamo, con el objeto de detectar a tiempo los problemas que pueda tener el deudor para cumplir con sus obligaciones financieras con la Cooperativa, que puede ser por la caída de las expectativas que se tenían al momento de otorgársele el crédito, por una coyuntura de mercado adversa o por el desvío de los fondos a otro destino.
4.5 Archivo de Crédito
Un archivo de crédito actualizado y organizado es fundamental para una edecuada administración de la cartera. Este archivo debe estar organizado de manera tal que sean una herramienta eficiente de todas las informaciones que sobre un expediente en particular requieran las auditores internos y externos, el Consejo de Administración, el Consejo de Vigilancia, la Gerencia y el mismo asociado. El archivo tiene que ser individualizado por asociado, conteniendo informaciones relativas al análisis, seguimiento y cobros.
Entre ellas podemos citar:
- Documento de aprobación debidamente firmado por el organismo correspondiente, según el monto del préstamo.
- Solicitud de crédito.
- Contrato firmado por el asociado y el garante (si aplica) donde conste las condiciones mediante las cuales se concede el préstamo.
- Un pagaré que se confecciona en tinta o máquina, sin correciones ni borrones por cada desembolso que se realice con cargo el préstamo.
- Evidencia que las garantías otorgadas a favor de la Cooperativa fueron inscritas en el registro de Titulos, en la Oficina de Conservaduría Municipal de Hipotecas o en la oficina correspondiente.
- Evidencia de la comprobación de las referencias personales, bancarias y comerciales del asociado y del garante. Estados de cuentas bancarias o tarjetas de crédito de los ultimos tres meses y certificación de ingresos de la empres donde labora . Cuando se trate de préstamos no personales, el expediente deberá contener además estados financieros.
- Fotocopia de la cédula de identificación personal y electoral.
- Programo de pago y acuerdo de pago si lo hubiera.
- Cálculo de la tasa de interés.
- Clasificación de Riesgo.
- Reporte de inspeccion de las garantías, donde conste uso, condiciones, status de propiedad, monto de la tasación, etc..
- Informes de seguimiento del crédito por parte de los oficiales de crédito.
CAPITULO 5: SISTEMA DE COBRANZA
La adminstración de la cartera de crédito estará dividida en mini carteras, bajo la responsabilidad de un encargado y un oficial por cada cartera.
Las gestiones de cobro se deben planear adecuadamente, para que facilite el cobro en las áreas más importantes y se pueda controlar esta actividad.
Se ejercerá presión sistemática y continua en el cobro de los recursos desembolsados; esta tiene una relación directa con los resultados obtenidos. Es necesario mantener el control de las gestiones de cobro dentro de las politicas y normas establecidads por la cooperativa, para mantener los niveles de morosidad dentro de los límites establecidos y así administrar una cartera sana y rentable.
Lo ideal para cualquier empresa financiera es no tener que recurrir nunca a la práctica de cobro vía judicial, dadas la implicaciones económicas y de imagen que representa para la institución.
El procedimiennto de cobranzas para los préstamos morosos, incluye una serie de comunicaciones o recordatorios. La Cooperativa además de las visitas y llamadas telefónicas que hagan sus funcionarios cobrando cuotas atrasadas o recordando la fecha de vencimiento de la próxima cuota, utiliza normalmente tres (3) comunicaciones que serán enviadas a intervalos de quince (15) días luego de la fecha de vencimiento de la cuota o el préstamo.
Tambié, se prevé la posibilidad que, una vez agotados todos los recuros de cobranzas y no hayan resultados positivos, pasar el caso a manos de abogados para que la situación se resuelva por la vía judicial.
Los documentos que remiten al Departamento Legal son:
- Contrtao del préstamo
- Pagarés
- Solicitud de préstamo
- Copias de comunicaciones enviadas y acuerdos de pagos
- Resumen de la deuda total, que debe incluir: monto de capital, interese y recargos si los hubiere.
- Otros documentos a juicio de la Cooperativa.
El procedimiento de cobranzas y la participación en la gestión de cobro y arreglos por parte de la Cooperativa, termina en el momento que se remite estos documentos al departamento legal y hechos los trámites de rigor, automáticamente la gestión de arreglo será abogado-asociado, sin la intervención de la Cooperativa.
CAPITULO 6: SISTEMA DE CLASIFICACION DE CARTERA Y APROVISIONAMIENTO
Mensualmente se irá constituyenndo el fondo de reserva para préstamos de dudoso cobro. La base para el cálculo está en función del nivel de riego de la cartera.
Para tales fines, se han tomado como referencia las disposiciones contenidas en la Segunda Resolución adoptada por la Junta Monetaria en fecha 29 de junio de 1993.
1- Categoría “A” : Créditos de riesgo Normal.
2- Categoría “B” : Créditos de riesgo Potencial
3- Categoría “C” : Créditos de riesgo Real
4- Categoría “C1” : Créditos de riesgo Significativo
5- Categoría “D1” : Créditos de Alto Riesgo
6- Categoría “D2” : Créditos de Muy Alto Riesgo
7- Categoría “E” : Créditos irrecuperables.
6.1 Clasificación de Créditos Comerciales
Categoría “A” : Créditos de Riesgo Normal
En esta categoría se incluyen aquellos créditos que la Cooperativa no duda acerca de su recuperación.
No se acepta la inclusión en esta categaría de los préstamos que presenten las siguientes situaciones:
- Créditos renegaciados.
- Créditos cuya fuente de pago depende de la generación de recursos de otras empresas o personas físicas.
- Préstamos cuya fuente de pago dependa de la liquidación de la garantía.
Categoría “B” : Créditos de Riesgo Potencial
Los Créditos que se incluyen en esta categoría se caracterizan por tener algún grado de incumplimiento transitorio en sus obligaciones con la Cooperativa.
Se incluyen en esta categoría, deudores cuya fuente de pago depende de los recuros generados por terceros o de la liquidación de la garantía de facil realización en el mercado.
Los créditos de Riesgo Potencial conllevan pérdidas estimadas en un 5%.
Categoría “C-1” : Créditos de Riesgo Real
En esta categoría quedan incluidos los deudores cuyas utilidades operacionales o sus ingresos disponibles sólo les permiten cubrir parcialmente el pago de los intereses y de capital en los términos establecidos. Este tipo de deudor se carateriza por haber tenido atrasos en su historial de pago, además de haber presentado algunas capitalización de intereses.
Los créditos clasificados en la categoría de riesgo real están sujetos a pérdidas estimadas entre un 5% y un 15% del monto involucrado.
Categoría “C-2” : Créditos de Riesgo Significativo
Los deudores clasificados en esta categoría presentan debilidades financieras muy acentuadas, debido a que sus utilidades operacionales y su flujo de ingresos determinan una clara incapacidad de pago y sus proyecciones financieras no permiten inferir una mejoría en este sentido. Estos deudores presentan atrasos frecuentes en su historial de pago, incluyendo la posibilidad de haber tenido capitalizaciones de intereses.
En esta categoría se incluyen los deudores con antecedentes financieros desconocidos, desactualizados o de dificil comprobación y no permiten la identificación clara del origen de los ingresos.
Se incluyen también, los préstamos con renegociaciones frecuentes, los que hayan tenido frecuente capitalización de intereses y los que a la fecha de la evaluación presenten operaciones vencidas.
Los créditos clasificados en esta categoría tienen pérdidas estimadas entre el 15% y el 25% del monto involucrado.
Categoría “D-1” : Créditos de Altos Riesgo
Los créditos otorgados bajo esta categoría son por lo general, operaciones de dudosa recuperación, dado que el deudor presenta una situación financiera y económica deteriorada, con el consiguiente aumento de su nivel de endeudamiento, sin que se visualicen claras posibilidades de mejoría.
Se incluirán en esta categoría aquellos créditos que para recuperar parcialmente sus acreencias, la Cooperativa haya tenido que utilizar procedimientos extraordinarios de cobro.
Asimismo, se clasificarán en esta categoría, aquellos créditos cuyo pago esté condicionado a flujo de ingresos producidos por otras empresas o terceras personas en dificultades financieras, lo que provoca incertidumbre respecto de los montos y plazos en que se generarían los recuros. Igualmente, deben clasificarse en esta categoría los créditos pactados en condiciones inferiores a las del mercado, con garantías que sólo permiten recuperar una porción de los valores adeudados o que sean legalmente ejecutables.
Serán clasificados en esta categoría aquellos deudores que presenten obligaciones vencidas con la Cooperativa, a la fecha de análisis.
Estos deudores deben ser sometidos a continúo seguimiento, a fin de determinar su evolución y recuperación. Las pérdidas esperadas en esta categoría, son iguales o superiores al 25% e inferior al 55% del valor de dichos préstamos.
Categoría “D-2” : Créditos de Muy Altos Riesgo
Los créditos agrupados bajo esta categoría son, por lo general, operaciones de muy dudosa recuperación, dado que el deudor presenta una situación financiera y económica muy deteriorada, con el consiguiente aumento importante de su nivel de endeudamiento, sin que se visualice posibilidad alguna de mejoría.
Se incluyen en esta categoría, aquellos créditos que para recuperar parcialmente sus acreencias, la Cooperativa haya tenido que iniciar procedimiento judiciales.
Asimismo, se clasificarán en esta categoría, aquellos créditos cuyo pago esté totalmente sujeto a otra empresa o tercera persona con dificultades financieras. Igualmente deben clasificarse en esta categoría, los créditos pactados en condiciones inferiores a las del mercado, con garantía que sólo permiten recuperar una mínima porción de los valores adeudados o que no sean legalmente ejecutables, así como aquellos deudores que presentan, a la fecha del análisis, una alta proporción de obligaciones vencidas.
Estos deudores deben ser sometidos a continuo seguimiennto, afin de determiner su evolución y recuperación. Las pérdidas esperadas en esta categoría son iguales al 55% e inferiores al 80% del valor de dichos préstamos.
Categoría “E” : Créditos Irrecuperables
Se ubicarán en esta categoría los créditos cuyas garantías o patrimonio remanentes son de escaso o nulo valor con relación al monto adeudado y sus prestatarios se encuentren en estado de insolvencia.
Asimismo, incluirán los préstamos otorgados a empresas cuya capacidad de generar recuros dependa de otras, las que a su vez se encuentran en una posición financiera muy dificíl, generada por su propio endeudamiento o incapacidad operacional, existiendo alta incertidumbre sobre la permanencia de estas empresas.
Las pérdidas esperadas para los deudores incluidos en esta categoría, fluctúan entre el 80% y el 100% de los préstamos.
6.2 Clasificación de Créditos de Consumo
La cartera de créditos de consumo, está constituida por aquellas obligaciones directas, vigentes o vencidas contraídas sólo por personas físicas, las cuales pueden tener operaciones con una misma institución financiera.
La determinación del riesgo involucrado en la cartera de crédito de consumo, por el gran número de operaciones, se medirá sobre bases agregadas, según el comportamiento global de la morosidad observada a la fecha de la clasificación.
Los créditos de consumo se clasificarán según su morosidad como sigue:
- Categoría “A”: Cuando el saldo de los préstamos tenga sus cuotas al día o con una mora no mayor de treinta (30) días.
- Categoría “B” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre treinta y un (31) días y cuarenta y cinco (45) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “C1” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre cuarenta y seis (46) días y sesenta (60) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “C2” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre sesenta y un (61) días y noventa (90) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “D1) : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos entre noventa y un (91) días y cientos veinte (120) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “D2” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos en cientos veintiuno (121) días y doscientos setenta (270) días en el pago de sus cuotas.
- Categoría “E” : Cuando el saldo de los préstamos tenga atrasos por doscientos setenta y un (271) días o más días en el pago de sus cuotas.
Para estas obligaciones, los días de atrasos se comienzan a contar a partir de la primera cuota impagada.
Dadas las características de los préstamos de consumo, las Cooperativa no deberían conceder renovaciones sobre los mismos. No obstante, aquellos préstamos de este tipo que hayan sido renovados, tendrán que ser clasificados en categorías “D2” o “E” para fines de creación de provisiones.
6.3 Clasificación de Créditos Hipotecarios para Viviendas.
Al igual que en el caso de los préstamos de consumo, el alto número de operaciones y monto promedio de las mismas, definen que el riesgo de la cartera hipotecaria para la vivienda se mida sobre bases agregadas, considerando esencialmente el comportamiento de pagos del deudor, lo que significa desconocer la existencia de garantías. El deudor puede tener varias operaciones con una misma cooperativa.
En atención a la morosidad en el pago de las cuotas se utilizará la clasificación siguiente:
CATEGORIA “A” :Cuando el saldo de los préstamos tenga sus cuotas al día o con una mora no mayor de cinco (5) días hábiles en el cumplimiento de sus pagos.
CATEGORIA “B” :Cuando el saldo de los préstamos tenga hasta ciento ochenta (180) días de atraso.
CATEGORIA “C” :Cuando el saldo de los préstamo tenga más de ciento ochenta (180) días de atrasos.
Para estas obligaciones, los días de atraso comienzan a contar a partir de la primera cuota impaga.
No se considera que este grupo amerite la clasificación en categorías de mayor riesgo, debido a la existencia de garantías excedentes. Sin embargo, en el caso de que existieren deudores hipotecarios con los que se hubieren pactado rebajas significativas en sus pagos, las clasificación del crédito respectivo deberá ser llevada a categoría “D” o “E”, para fines de creación de provisiones, pues se presume que éste es un mecanismo para diferir pérdidas.
Los métodos de clasificación utilizados hacen necasario considerar con especial importancia lo siguiente:
- La politica que cada cooperativa aplica en cuanto a la tasación de los bienes que sirven como garantía.
- La determinación de la capacidad de pago de sus deudores.
- La estabilidad de la fuente de sus recursos.
El empleo de políticas inadecuadas, derivará en la obligación de aumentos en la clasificación global de riesgo de la cartera de préstamos para la vivienda de la Cooperativa Rio Grande.
Nota:
Este manual de crédito fue redactado tomando como base la Guia de Políticas y Administración de Crédito de la Asociación de Instituciones Rurales de Ahorros y Crédito, Inc.
Santiago, Republica Dominicana
Octubre, 2001.
2 comentarios:
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